Les acteurs, leurs rôles, les étapes du projet et les processus impliqués sont clairement définis autour d’un concept dit « règle des 7 jours ». Chaque étape clairement identifiée du projet doit être planifiée pour être exécutée sur une durée de 7 jours. Toute tâche requérant un délai plus long devra être subdivisée en sous-tâches de 7 jours clairement spécifiées. Les acteurs interviennent sur les différentes tâches en fonctions de leurs profils de compétences.
Un acteur (ou collaborateur) peut être un expert, un chercheur senior, un chercheur junior, un étudiant ou stagiaire, une ressource métier (professionnels non chercheurs). Les acteurs peuvent être investis de rôles spécifiques dépendant des stades de la recherche (suggestion d’un travail de recherche, validation de pertinence scientifique, validation de faisabilité méthodologique, fourniture de données, validation de faisabilité logistique, analyse de données, interprétation de résultats et discussions, management des délais, rédaction scientifique, relecture critique, communication scientifique etc …